مدیریت
دانش فرایندی است که با به‌کارگیری آن، سازمان بر اساس دانش و یا سرمایه فکری خود
به تولید ثروت و یا ایجاد ارزش از دارایی‌های فکری و دانش‌محور می‌پردازد که گاهی
فعالیت‌ها غیرنظام‌مند و ساختارنیافته انجام گرفته است، به نحوی که مدیران از
میزان انتشار و گسترش دانش کسب‌شده در سطح سازمان اطلاعی ندارند. تخمین زده می‌شود
که 85 درصد دارایی‌های دانش سازمان به جای ذخیره‌سازی در پایگاه‌های داده در پست
الکترونیکی، فایل‌های ورد (Word) و در ارایه گزارش‌ها،
فعالیت‌ها و سخنرانی‌ها جای گرفته است. بدین ترتیب، با پذیرفته شدن دانش به عنوان
یک منبع راهبردی برای سازمان‌ها و اهمیت آن در میزان توانایی و پایداری سازمان در
فضای متغیر، نیاز مبرمی به ایجاد روش‌های تولید، اشتراک و به‌کارگیری دانش در سازمان‌ها
به وجود آمده است. فقدان سازوکارهای صحیح ارزیابی و پیاده‌سازی مدیریت
دانش، این نوع سرمایه‌گذاری را در ذهن مدیران به هزینه‌ای اضافی تبدیل
کرده است. از این رو، سازمان‌ها باید محیطی برای اشتراک، انتقال و تقابل دانش
در میان اعضای خود به وجود آورند،
کارکنان را در جهت تفهیم تعاملاتشان آموزش دهند و در بسترسازی و شناسایی عوامل حیاتی
موفقیت برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان بکوشند.
این ضرورت خصوصاً در صنعت دریانوردی ایران که حاکمیت دولت در سواحل و بنادر به
منظور فراهم ساختن تسهیلات لازم در جهت گسترش امور تجارت دریایى و ارتباطات ساحلى
و همچنین وصول حقوق و عوارض متداول را دارد و با مسایلی همچون خصوصی‌سازی، نیاز
مبرم به به‌روزرسانی دانش سازمانی، گسترش فعالیت‌های تحقیق و توسعه، نیاز به کسب
دانش، بازنشسته شدن نیروی کار باسابقه، رشد استفاده از فناوری‌های اطلاعات و
ارتباطی و غیره روبه‌روست احساس می‌شود. از طرفی در صنعت دریانوردی نیاز به اطلاعات
صحیح، حیاتی است. چنانچه امکان شناخت، تولید، تسخیر سازماندهی و استفاده از دانش
پنهان در این حوزه فراهم نشود، سازمان‌های ذی‌ربط به شدت با توجه به تهدیدها و
انواع ریسک‌ها آسیب خواهند دید. دانش در این صنعت به عنوان یک منبع اساسی برای مزیت
رقابتی و به عنوان یک دارایی ارزشمند و کلیدی در اصلاح و بهبود عملیات و فرایندهای
سازمانی باید شناخته و به کارگیری شود.
استقرار
مدیریت دانش
دانش، ترکیبی از اطلاعات، تجربیات، ارزش‌ها و نگرش‌هاست. دانش از اطلاعات و
اطلاعات از دادهها سرچشمه می‌گیرد. دانش را بهعنوان یک مزیت رقابتی در جوامع
پیشرفته پذیرفتهاند و امروزه، مدیریت دانش (Knowledge Management) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دانش بهگونه مؤثرتری استفاده
کنند.
سازمان‌ها برای انتخاب بازار باید از دانش موجود و ایجاد دانش جدید بهره
جویند و مدیریت دانش در این امر کمک شایانی به سازمان‌ها می‌کند. تجزیه و تحلیل‌های مدیریت دانش
موجب می‌شود تا یک مدیر، موقعیت کنونی سازمان را دریافته و بداند توسعه در کدامیک
از نواحی سازمانی بایستی انجام پذیرد. در واقع مدیریت دانش بر شناسائی و بکارگیری آن
بخش از دانش جمعی که مزیت رقابتی برای سازمان ایجاد می‌کند، دلالت دارد. مدیریت
دانش به مجموعه‌ای از راه‌های مورد استفاده یک سازمان به منظور شناسایی، ایجاد،
ترسیم و توزیع دانش برای استفاده مجدد، آگاهی و یادگیری در کل سازمان اطلاق می‌شود
و این مهم با هدف حصول به نتایج خاصی مانند سازمان هوشمند1، عملکرد
بهبود یافته2، مزیت رقابتی3 و نوآوری4 صورت می‌گیرد.
دانش
برخلاف منابع دیگر در ذهن افراد جای دارد، پایان‌ناپذیر بوده و با استفاده بیشتر،
حجم آن افزایش می‌یابد5. تمرکز مدیریت دانش بر روی افراد است و به آنها
بهعنوان منابع دانش تأکید دارد. تلاش مدیریت دانش در آشکـــار کردن سرمایه‌های
معنوی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان و مزیتی در عرصه رقابت
سازمانی است.
دانش با گذشت زمان از
راه تجربیات کسب‌شده از دوره‌های آموزشی، مطالعه کتاب‌ها، یادگیری‌های حین کار و
حتی یادگیری‌های غیررسمی گسترش می‌یابد. تجربه، تصورات مربوط به «آنچه باید رخ دهد»
را به دانش «آنچه اتفاق می‌افتد» تغییر می‌دهد و دانش زاییده تجربه است که می‌تواند
الگوهای مشابه را بازشناسی کرده و ارتباط بین آنچه رخ داده و در حال رخ‌دادن است
را بیابد. تجربه از آنچه ما انجام می‌دهیم و آنچه در گذشته برایمان اتفاق افتاده
است، به‌وجود می‌آید. بنابراین متخصص و مجرب به کسی اطلاق می‌شود که در زمینه‌ای
خاص، از دانشی عمیق برخوردار بوده، با تمرین و تجربه آموخته و در مقاطعی خاص به
دلیل بروز شرایطی خاص، در عمل آزموده و آب‌دیده شده‌اند.
متخصصان و مدیران اجرایی هر سازمان، گنجینه‌ای از
تجربیات ارزنده و دانش آموخته‌شده در سازمان هستند. بازنشسته شدن هر فرد، به مفهوم خروج انبوهی
از تجربیات و دانش از سازمان است که کسب دوباره آنها، مستلزم هزینه بسیار، دوباره‌کاری
و اشتباهات مجدد است. نتایج
پژوهشی که در اروپا انجام شده‌است، نشان می‌دهد که نیمی از سازمان‌های شرکت‌کننده
در پژوهش، کارمندان کلیدی‌ای را از دست داده‌اند که 43درصد دانش سازمانی را در
اختیار داشته و رفتن آنها عملاً منجر به بازگشت به عقب سازمان بوده است. همچنین
13درصد آنها، کارمندانی را از دست داده‌اند که سازمان را با مشکل مواجه کرده است.
غالب سازمان‌ها معتقد بوده‌اند که بیشتر دانش مورد نیاز آنها در سازمان وجود داشته،
ولی شناسایی، بازیابی و به‌کارگیری آن مشکل اصلی آنها بوده است. 6
از همین رو انتقال دانش به عنوان یکی از جنبه‌های
مدیریت سازمانی همیشه و به شکل‌های مختلف وجود داشته است. بحث و گفتگو با همکاران، کتابخانه‌های
سازمانی، آموزش‌های حرفه‌ای، مربیگری کارکنان جدید و موارد مشابه دیگر راهکارهای
سنتی در این زمینه بوده است. اما امروزه برنامه‌های مدیریت دانش سعی می‌کنند به
صورت آشکار به ارزیابی و مدیریت فرایندهای خلق یا شناسایی، گردآوری و به‌کارگیری
دانش در کل سازمان بپردازند. مستندسازی و ایجاد
مخزن دانش فنی، علاوه بر ایجاد بهره‌وری بالا، امکان کاهش اشتباهات تکراری در
اقدامات آتی کارمندان و عدم از دست‌رفتن دانش آنان پس از ترک سازمان را فراهم می‌کند.
بنابراین می‌توان گفت پیاده‌سازی مدیریت دانش در
سازمان دست‌کم منافع زیر را به همراه خواهد داشت:
·
ایجاد هم‌‌افزایی
سازمانی به‌دلیل بهره‌برداری سایر افراد از تجربه‌های به‌دست آمده
·
ایجاد
احساس و چشم‌انداز مشترک به‌دلیل مستندسازی و انتقال تجربیات
·
تسهیل
گردش اطلاعات و تجربه‌ها به‌دلیل مستندشدن آنها
·
ایجاد و
گسترش بینش، دانش، توان و خلاقیت در بین مدیران و کارکنان
·
افزایش
بهره‌وری سازمانی از طریق توجه به مستندسازی معیارهای مربوط به کارایی و اثر‌بخشی
·
گسترش
توجه به مشتری (ارباب رجوع) که عامل ایجاد، بقا و توسعه سازمان است.
·
استخراج
نظریه‌های جدید، از درون تجربه‌های تکراری در زمان‌های مختلف و به‌وسیله افراد
گوناگون
این در
حالی است که سازمان بنادر و دریانوردی به دلیل جایگاه حاکمیتی و مرجع رسمی دریایی
کشور در میان جامعه دریایی ، اهمیت لزوم مستندسازی تجربیات در برخی مشاغل کلیدی
این بخش را برای توسعه دانش و علوم دریایی کشور علاوه بر موارد ذیل در دستور کار
خویش قرار داده است:
·
گرایش
دولت به خصوصی‌سازی: از زمانی که سیاست‌های کلان دولت به سمت
خصوصی‌سازی گام برداشت و به تدریج زمزمه کوچک‌سازی بدنه دولت توسعه یافت، مباحثی
پیش آمد که ضرورت گرایش به مستندسازی دانش را تقویت کرد. یکی از این مسایل انتقال
بخشی از نیروی متخصص به شرکت‌های خصوصی و بخش‌هایی است که به صورت مستقیم تحت نظارت
شرکت نیستند. این امر سبب شده که دانش و تجربه پرسنل (و حتی مدیران ارشد) که عملا
در نزد خود آنها وجود داشته و به هیچ روشی مستند و یا به سایر پرسنل منتقل نشده
است نیز با خروج آنها از سازمان خارج شود و در نتیجه منابع دانشی سازمان به تدریج
نابود شوند. بخش دیگر طرح کاهش نیرو که از زمان اجرای این طرح در اغلب شرکت‌های خصوصی
و دولتی شروع شده و منجر به ستاره‌دار یا حذف شدن برخی شغل‌ها و افراد سازمان شده
است، سبب شده قسمت عظیمی از منابع انسانی و بالصبع منابع دانشی سازمان‌ها از
سازمان خارج شوند.
·
همراستایی
با چشم‌انداز توسعه دولت: علاوه بر موارد فوق و با توجه به تاکید
چشم‌انداز دولت بر دانایی‌محوری به نظر می‌رسد، سازمان بنادر و دریانوردی نیز به
عنوان بخشی که عهده‌دار سهم مهمی از فعالیت‌های تجاری- اقتصادی کلان کشور بوده و
از ارکان اصلی حمل‌ونقل در کشور به حساب می‌آید، موظف به رعایت چارچوب ارایه‌شده
از سوی دولت است، بایستی مدیریت دانش و به تبع آن استخراج دانش (به عنوان یکی از
اجزای اصلی این سیستم) را به عنوان یکی از اساسی‌ترین استراتژی‌های خود قرار دهد.
·
خطر
بازنشستگی کارکنان شرکت: یکی دیگر از مواردی که ضرورت به‌کارگیری
ابزارهای استخراج دانش را در این مجموعه بیشتر نشان می‌دهد، خطری است که از خروج
پرسنل کلیدی و مدیران سازمان از مجرای قانونی یا به عبارت دیگر بازنشستگی رخ می‌دهد.
پرسنل سازمان در طول مدت خدمت خود در شرکت، تخصص‌ها و مهارت‌هایی را کسب کرده و به
مجموعه دانش‌های خود افزوده‌اند و به این طریق چرخه مدیریت دانش مسیر خود را به
خوبی پیموده است. حال اگر سازمان تلاشی برای ثبت و نگهداری این دانش که به صورت
آشکار و یا ضمنی وجود دارد انجام ندهد، این مجموعه غنی تجربیات از دست رفته و فرد
دیگر که نیازمند این تجربیات است، مجبور به خلق مجدد آنها است و بایستی به اصطلاح
«مجددا چرخ را اختراع کند». در حالی که این تجربیات را می‌توان به روش‌‌هایی همچون
مستندسازی (در حالت آشکار) و یا شبکه‌سازی، استاد- شاگردی، تشکل‌های کاری و غیره
(در حالت ضمنی) در سازمان مدیریت و نگهداری کرد.
·
شناسایی
منابع دانشی سازمان و یکپارچه سازی آنها: سازمان
بنادر و دریانوردی نیز مانند اکثر سازمان‌ها به منظور ارتقای قابلیت‌های کارکنان
خود از روش‌های متعددی همچون برگزاری دوره‌های آموزشی مختلف، برگزاری بازدیدها و
غیره بهره برده است که بخشی از این دانش به صورت آشکار به سازمان منتقل شده است،
اما قسمت اعظم آن در قالب دانش ضمنی و به صورت تجربه و مهارت افراد ذخیره شده است.
به علاوه این سازمان به منظور فراهم ساختن دانش و اطلاعات موردنیاز در حوزه‌های مختلف
کاری، پروژه‌های مختلفی را از طریق پیمانکاران و یا واحدهای مختلف سازمان اجرا کرده
است که در اکثر موارد مستندات مربوطه در واحدها وجود دارد.
·
جلوگیری
از اتلاف منابع در بخش‌های پژوهشی و تحقیقاتی: سازمان
بنادر و دریانوردی در واحدهای مختلف ستاد خود (به‌ویژه مرکز تحقیقات) و همچنین
بنادر زیرمجموعه، طرح‌های مختلف پژوهشی و تحقیقاتی را به انجام می‌رساند که سوابق
اجرای آنها می‌تواند به صورت تجربیات موفق در اختیار سایر بخش‌ها قرار گیرد. با
توجه به اینکه انجام این پژوهش‌ها نیازمند صرف منابع مهمی مانند زمان، سرمایه و
نیروی انسانی است، انتقال این تجربیات در قالب سیستم مدیریت دانش می‌تواند بسیار
مفید باشد.
همچنین بانگاهی
کلی به اولویت‌های سازمان بنادر و دریانوردی در زمینه استقرار نظام مدیریت دانش در
ستاد مجموعه، ضرورت‌های اصلی توسعه این نظام پروژه به‌قرار زیر است:
·
نگهداشت دانش
کاربردی سازمان براساس ملاحظات زیر:
§
به‌کارگیری
مکانیزم‌هایی جهت شناسایی، خلق، تسهیم و کاربرد دانش
§
حفظ دانش و مهارت‌های
قابل مستندسازی نیروهای قدیمی و در حال بازنشستگی
·
ارتقای سطح عملکرد
مجموعه از طریق توسعه نظام مدیریت دانش مبتنی بر ملاحظات زیر:
§
خلق و تبدیل شدن
به سازمان یادگیرنده
§
بهبود یادگیری
سازمانی پرسنل از طریق تسهیم دانش کاربردی
§
ارتقای سطح
عملکردی پرسنل از طریق کاربرد دانش آشکار و مدون در حوزه‌های کاری سازمان
§
عدم نیاز به آموزش‌های
چندباره از طریق به‌کارگیری مجدد دانش سازمانی
§
بیشینه‌سازی ارزش
سرمایه‌های فکری سازمان و توانمندی مدیریت سرمایه‌های فکری
با
این حال چارچوب مفهومی استقرار و پیشبرد مدیریت دانش در سازمان‌ها از چرخه حیات
ذیل تبعیت می‌کند.
چارچوب مفهومی مبتنی بر چرخه حیات پروژه
زیرنویس:
6 KPMG(1998)